Organizzare eventi aziendali significa dotarsi di uno strumento formidabile per la crescita dell’azienda. Uno strumento che, se ben utilizzato, produce risultati tangibili e finanche misurabili. Tuttavia, organizzare eventi aziendali è più complesso di quanto si possa immaginare e pone in essere sfide parzialmente diverse dall’organizzazione di eventi tout court, che hanno come unico obiettivo quello di intrattenere.
Ne parliamo qui, fornendo una guida step by step per organizzare un evento aziendale nel modo migliore e introducendo il punto di riferimento per questo genere di attività: BgBuilding.
Perché organizzare eventi aziendali
Prima di offrire indicazioni utili per l’organizzazione di eventi aziendali è bene fare una panoramica dei vantaggi che questi ultimi garantiscono.
- Visibilità. Questo vantaggio riguarda gli eventi rivolti all’esterno, ovvero ai clienti effettivi e potenziali, agli stakeholder, ai rappresentanti dei media. Gli eventi generano buzz, consentono di puntare i riflettori su chi li organizza.
- Miglioramento della brand reputation. Se l’evento è organizzato bene e si rivela un successo, se è condotto sulla scorta di obiettivi precisi, allora mette in buona luce l’azienda organizzatrice, aumenta e migliora la considerazione che i partecipanti nutrono verso di essa.
- Acquisizione di nuovi clienti. Ovviamente è l’obiettivo ultimo, che viene raggiunto come minimo in maniera indiretta, quale prodotto dell’aumento di visibilità e reputazione. Tuttavia, se l’evento è organizzato in un certo modo può fungere da obiettivo primario e quindi tradursi in un’acquisizione dei clienti immediata, direttamente in loco.
- Miglioramento del clima in azienda. Questo vantaggio è relativo agli eventi aziendali rivolti verso i propri dipendenti. Nella fattispecie, diventano strumenti di team building, ovvero di rafforzamento dei gruppi di lavoro. I dipendenti imparano a conoscersi meglio, sviluppano legami e un attaccamento migliore verso l’azienda.
L’organizzazione degli eventi aziendale step by step
Non basterebbe un manuale per descrivere tutte le fasi dell’organizzazione di eventi aziendali. Possiamo comunque fare una panoramica, presentano le maggiori sfide che gli organizzatori devono affrontare.
- Definizione del pubblico e degli obiettivi. Gli obiettivi possono essere diversi. Vanno dall’acquisizione della visibilità nei confronti dei potenziali clienti al miglioramento della reputazione, fino all’acquisizione di clienti pura e semplice. Anche il lancio di un nuovo prodotto può essere un obiettivo raggiungibile, anzi in genere permette di trasformare l’evento in notizia e quindi attirare l’interesse dei media. L’importante è decidere un obiettivo e porlo al centro dello sforzo organizzativo.
- Individuazione della location. Si tratta di un passaggio importante in quanto impatta sull’esperienza lato partecipanti. La location non dev’essere solo bella ma anche comoda. Soprattutto, dev’essere in linea con gli obiettivi dell’evento. Se per esempio esso prevede degli interventi in stile TED o conferenze, dev’essere attrezzato con un palco e con delle sedute.
- Elaborazione del programma. E’ il passaggio cruciale, sul quale si giocano le speranze di successo dell’evento. Il programma dev’essere realizzato per intrattenere, emozionare, coinvolgere ma soprattutto per portare a termini gli obiettivi. Una quadra molto difficile da trovare.
- Promozione dell’evento. Infine, l’evento va promosso prima e dopo. Prima, per fare in modo che sia ben frequentato. Dopo, per genere buzz e interazioni. L’approccio base consiste nella pubblicazione di spezzoni dell’evento sui social, che in questa prospettiva fungono da cassa di risonanza. In tal modo, la platea delle persone raggiunte si estende oltre il pubblico che ha partecipato attivamente all’evento.
Il fai da te è pericoloso
Alla luce di quanto detto fin qui, si evince quanto sia complesso organizzare eventi aziendali. Molti se ne rendono conto troppo tardi, quando ormai si sono lanciati nella sfida del fai da te. Il consiglio, dunque, è di fare riferimento fin da subito a personale esperto, ovvero a imprese che per lavoro organizzano eventi aziendali. Nello specifico, a imprese che vantano un background nella promozione aziendale e nella gestione delle risorse umane, magari dedite al team building – che è uno degli obiettivi degli eventi aziendali).
Tra queste imprese spicca BgBuilding. Pioniere nel segmento delle risorse umane e dell’organizzazione di eventi per aziende, si pone oggi come punto di riferimento per i management che hanno compreso l’importanza di questi strumenti per la crescita del business.
La forza di BgBuilding sta nel know-how che mette a disposizione e nella competenza del suo staff. In particolare si segnalano:
- Giuseppe Buttafuoco, fondatore, in attività da oltre 20 anni;
- Mauro Simolo, che ha oltre 15 anni di esperienza nella “costruzione di squadre”;
- Andrea Farinelli, specializzato nella “costruzione di esperienze”, in attività da oltre 20 anni.